Sprachkurse organisieren - schnell und effizient!

Serienbriefe erstellen

Kommt der Anruf eines Sprachkurs Anbieters, können Sie bequem über eine Dialog-Maske die in Frage kommenden Personen zusammenstellen. Es werden nur noch die Personen in einen Kurs gebracht, die dem Sprachniveau des Kurses entsprechen.

Erfolgreiche Teilnehmer eines gerade abgeschlossenen Kurses können bevorzugt werden.

Somit reduzieren Sie die Abbrecherquote wegen Über-/Unterforderung drastisch. Sie brauchen nur noch Minuten, um einen Deutschkurs auf den Weg zu bringen.

Mit Hilfe von nur wenigen Angaben von Grunddaten zum Kurs, kann das Programm schnell und einfach einen Serienbrief nebst Teilnehmerliste ausdrucken.


Sprachniveau der Flüchtlinge - stets im Blick

Für die schnelle berufliche Eingliederung ist es wichtig, dass die Kurse gut geplant werden. Dazu liefert Ihnen Aeneas eine Übersicht, wann und wo wie viele Personen eines Sprachniveaus vorhanden sind. Die Übersicht lässt sich z.B. nach Nationen untergliedern.
Sie können also schon vorausschauend planen und benötigte Gelder rechtzeitig beantragen.

Die Träger können bei Ihnen den aktuellen / voraussichtlichen Bedarf abfragen und so rechtzeitig ein passendes Kursangebot schaffen.
Ganz wichtig ist, mit Hilfe der kompletten Übersicht fällt kein Flüchtling aus dem System.
Das Arbeiten im Kopf oder mit einfachen Excel-Listen ist bei der großen Zahl der Flüchtlinge und Neu-Ankommenden nicht mehr handhabbar.
So können Sie schnell sehen, ob es bei Ihnen Kandidaten gibt die eventuell zum nächsten Ausbildungsbeginn das entsprechende Sprachniveau erreichen können. Diese würden dann schon mal teilweise aus Ihrem Leistungsbezug fallen. Was eine Reduzierung Ihre Kosten und Arbeit mit positiver Perspektive mit sich bringt.

Einstufungtests und Deutschkurse können Sie mit Aeneas effektiv vorausplanen, die Träger und Ehrenamtlichen ansprechen und die Finanzierung frühzeitig beantragen.

Dies hat viele Vorteile:

  • Sie können frühzeitig erkennen, wann Kurse auslaufen und Bedarf an aufbauenden Kursen besteht.
  • Die Träger bekommen die Teilnehmer in möglichst gleichen Gruppen vorsortiert.
  • Durch die Vorsortierung können die Kurse mit möglichst homogenen Teilnehmergruppen starten. Dies reduziert die Abbrecherquoten ungemein.

Das Sprachniveau der Flüchtlinge können Sie, aber auch externe Träger, über Ihren Zugang Online eingeben.
Ihr Vorteil: Sie haben alles im Blick und stehen kompetent da!


Rechte und Rollen

Richten Sie Aeneas so ein, dass Ihre Mitarbeiter die Informationen erhalten, die sie für die Erfüllung Ihrer Aufgaben brauchen.

Ein ausgeklügeltes System von Rechten und Rollen versetzt Sie in die Lage, den Anforderungen des Datenschutzes gerecht zu werden. Jeder hat Sicht auf nur die relevanten Daten, die für die Sacharbeit erforderlich sind. Bei Bedarf kann die Berechtigung auf einzelne Datenfelder genau geregelt werden.


Verwaltung der Unterkünfte

Unterkünfte verwalten
Unterkünfte verwalten

Bisher macht es viel Arbeit, z.B. die von der Polizei regelmäßig benötigten Listen zusammenzustellen.

Aeneas kann nun vollautomatisch zu einem vorgegebenen Tag / Uhrzeit z.B. die Belegungslisten per E-Mail versenden.
Neben den Pflichtempfängern, wie z.B. der Polizei, kann dies auch an Betreuer oder einen ausgewählten Personenkreis erfolgen.

So haben alle Beteiligten immer pünktlich z.B. Freitags um 12:00 Uhr die ganz aktuellen Listen vorliegen - auch wenn Sie verhindert sind, dies erfolgt vollautomatisch ganz ohne Sie zu belasten.

 

 

Folgende Informationen werden automatisch per E-Mail versandt:

  • Betreuer werden über Sprachkurszuweisungen informiert
  • Änderungen in der Unterbringung werden an die Betreuer weitergeleitet
  • Änderungen der Betreuer-Zuordnung
  • Wenn es im Sprachkurs Probleme gibt, erhalten Die Betreuer automatisch eine Mitteilung

Wir haben bewusst auf eine einfache Gestaltung der Masken Wert gelegt.

Ihr Vorteil: Für Neuankömmlinge oder Umquartierungen erkennen Sie sofort, wo noch Kapazitäten vorhanden sind. Umzüge sind einfach zu veranlassen und nachzuhalten.


Einbindung der Ehrenamtlichen

Aeneas-Web
Aeneas-Web

Die Stadtverwaltung kann bei der hohen Zahl von Flüchtlingen nicht auf ehrenamtliche Kräfte verzichten.

Dazu ist es notwendig, diese in die Abläufe vertrauensvoll einzubeziehen. Gleichzeitig muss der Datenschutz gewahrt werden. Aeneas ermöglicht es durch automatische Abläufe die Ehrenamtlichen datenschutzkonform einzubinden.

So ist es z.B. möglich, bei Abwesenheiten/Fehlzeiten im Kurs die zuständigen ehrenamtlichen Betreuer automatisch zu informieren. Das Personal der Stadt wird dadurch nicht belastet. Probleme können frühzeitig erkannt und angegangen werden.

Testergebnisse können extern eingegeben werden, ohne dass weitere Informationen das Stadtnetz verlassen: lediglich der zur Identifikationsnummer gehörende Name wird angezeigt, um das Testergebnis zuzuordnen.

Ein angenehmer Nebeneffekt: durch die Teilhabe an gezielten Informationen werden die Ehrenamtlichen in Ihrer Arbeit wertgeschätzt und gezielter eingesetzt!


Synergien erzeugen, Zusammenarbeit stärken

In der Flüchtlingsarbeit sind verschiedene Stellen oder Ämter involviert.
Mit Aeneas sehen Sie, was der jeweils andere macht und was daraus für Sie folgt. Modernes Verwaltungs-Handeln überschreitet die Grenzen der Ämter und ändert doch die Zuständigkeiten nicht. Aeneas ist das Kollaborations-Tool der Wahl, wenn es um die Betreuung von Flüchtlingen geht.

In der sprachlichen Fortbildung der Flüchtlinge besteht ein Geflecht aus Verwaltung, Trägern und Job-Center. Mit Aeneas bilden Sie dies ab und optimieren die Schritte zur Integration.


Kosten senken, Köpfe frei bekommen

Gute Mitarbeiter sind knapp – natürlich auch lieb und teuer.
Mit Aeneas verkürzen Sie Ihre Arbeitsprozesse massiv:

  • Anfragen an die Verwaltung werden mit Aeneas ca. 25% schneller bearbeitet als mit Papier und Tabellen. Sie verkürzen ganz zwangsläufig die Warteschlangen vor der Tür und haben mehr Zeit für inhaltliche Arbeit.
  • Anfragen aus dem Außendienst stehen sofort zur Bearbeitung bereit. Ihr Mitarbeiter muss nicht erst in die Verwaltung kommen, um Prozesse anzustoßen. Sie gewinnen mindestens einen halben Tag an Schlagkraft, zusätzlich entfallen die Zeiten der Nachbearbeitung im Büro.

Bei der Unterbringungs-Verwaltung erledigen Sie mehrere Aktionen in einem Schritt:

  1. Ausbuchung Quartier 1
  2. Einbuchung Quartier 2
  3. Benachrichtigung per E-Mail an den Quartier-Manager 1
  4. Benachrichtigung per E-Mail an den Quartier-Manager 2
  5. Benachrichtigung per E-Mail an den zuständigen Sachbearbeiter 1
  6. Benachrichtigung per E-Mail an den zuständigen Sachbearbeiter 2
  7. Benachrichtigung per E-Mail an den zuständigen Sozialarbeiter 1
  8. Benachrichtigung per E-Mail an den zuständigen Sozialarbeiter 2

Durch den Fortfall manueller Benachrichtigungen wird massiv Arbeitszeit eingespart. Zusätzlich sind alle Informationen eindeutig und nicht manipulierbar. Es entfallen lästige Nachfragen und Fehler.

Rechnen Sie einmal den Kosten-Vorteil durch Aeneas aus. Sie kommen zum Ergebnis, dass Aeneas sich in einer Woche des Monats rentiert und Sie 3 Wochen Netto Ertrag haben.


Datenschutz und Datensicherheit im Programm

Der Datenschutz wird in Aeneas groß geschrieben. Zur Datensparsamkeit werden konsequent keine überflüssigen Informationen gesammelt.

Grundsätzlich bleiben die Daten im gesicherten Stadtnetz.

Hier werden alle Auflagen rund um die Zugangskontrolle eingehalten. Der Zugriff externer Personen wird auf ganz konkrete Abläufe begrenzt – es werden dann nur die für den jeweiligen Auftrag unbedingt notwendigen Informationen übertragen.

Die Datenübertragung beim Zugriff externer Personen erfolgt ausschließlich über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung.