Klassische Schulsozialarbeit - Software

Professionelle Schulsozialarbeit wird erheblich davon bestimmt, wie effizient es gelingt, die Verwaltungsaufgaben wie die Datenerfassungen, Dokumentationen, Planungen, Fallbesprechung und -auswertung zeitsparend zu handhaben.

Nie wieder Strichlisten, Einzelauswertungen oder am Ende des Jahres mühsam vorgenommene Gesamtauswertung aller durchgeführten Maßnahmen, teilgenommen Fortbildungen oder absolvierter Gespräche. Einfach per Mausklick und jederzeit verfügbare Übersicht über alle Bereiche der eigenen Arbeit.

Aurora ist eine auf das Spezialgebiet der klassischen Schulsozialarbeit zugeschnittene Software, die die vorgeschriebene und notwendige Erfassung von Daten und Fakten in komfortabler Weise vornimmt. Schulsozialarbeit bedeutet immer auch einen großen verwaltungstechnischen Aufwand ausführen zu müssen. Sinnvoll ist es, dies in möglichst kurzer Zeit professionell und datensicher zu bewältigt. Aurora bietet klare Strukturen, ist leicht anzuwenden und individuell an die Besonderheiten vorhandener Strukturen anzupassen.

Beschleunigen Sie Ihre Abläufe und optimieren Sie Ihre Dienstleistungen. Machen Sie kurzen Prozess mit langen Prozessen.

Aurora unterstützt Sie bei einer umfassenden, systematischen und strukturierten Hilfe- und Zielplanung sowie einer detaillierten Verlaufsdokumentation. Es stehen Ihnen umfangreiche Möglichkeiten zur Verfügung, um alle relevanten Informationen über die Schüler, deren schulischer Situation und dem familiären Hintergrund festzuhalten. Aurora bietet Ihnen schnelle Auswertungsmöglichkeiten und gibt Ihnen mehr Zeit für die eigentliche pädagogische Arbeit.

Aurora ist nicht einfach nur eine Verwaltungssoftware. Im Lieferumfang ist alles enthalten was Sie brauchen, um die Zusammenarbeit zwischen Schule und anderen Einrichtungen zu organisieren und ihre Informationen und Daten übersichtlich zu verwalten.

AURORA zeichnet sich durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit aus. Selbsterklärende Menüs, verständliche Befehle sowie jederzeitige Hilfe über die F1 - Taste ermöglichen es auch unerfahrenen Benutzern, AURORA direkt zu verwenden.

Die meisten Aufgaben sind dank der leistungsfähigen Technologie mit wenigen Mausklicks erledigt. Alle benötigten Vordrucke und Standardschreiben liegen bei.

Im folgenden möchten wir Ihnen einen Überblick über die Funktionen in Aurora verschaffen:

Häufige Fragen und Antworten zu AURORA
  • Muss man gegenüber „Datensammelei“ in sensiblen Arbeitsfeldern, in denen es im Wesentlichen um vertrauensvolle Beziehungen zwischen Menschen geht, nicht sehr skeptisch sein?

Unbedingt! Da Schulsozialarbeiter ihre Arbeit dokumentieren und evaluieren ist AURORA ein Versuch, dies ins digitale Zeitalter zu transportieren unter Berücksichtigung aller datenschutzrelevanten Rahmenbedingungen.

  • Kostet diese Art der Dokumentation nicht mehr Zeit?

Nein! Genau die zeitintensive Dokumentation wollen wir ändern, indem wir eine spezielle Software entwickeln, die die Dokumentation erleichtert und eigenständig Auswertungen vornimmt, die sonst vom Schulsozialarbeiter mühevoll selbst erbracht werden müsste.

  • Ist die Software nur als Einzelplatzversion erhältlich?

Es handelt sich um eine Software, die von Schulsozialarbeitern des Emslandes zusammen mit der Firma Haneke entwickelt wird. Sie ist als Einzelplatz- oder Mehrplatzversion zu haben, falls mehrere Schulsozialarbeiter an einer Schule tätig sind.

  • Ist die Software servergestützt oder befinden sich Daten in einer Cloud?

Die gespeicherten Daten verbleiben als Datenbank auf einem Rechner. Die Software ist passwortgeschützt und funktioniert ohne Internetverbindung. Die Daten werden nicht in einer Cloud gesammelt. Die Schule kann bei einer Mehrplatzversion anderen Schulsozialarbeitern, die an derselben Schule tätig sind, erlauben, ebenfalls mit der Software zu arbeiten, da die Schule die Rechte verwaltet.

  • Wie kann man die Software einsetzen?

Die Software dient der Dokumentation der eigenen Arbeit inkl. Terminmanagement, Adressverwaltung, statistische Auswertung, chronologische Verlaufsdokumentation, Fallbeschreibung mit. Lösungsvorschlägen, Projektmanagement, ToDo-Liste uvm.

  • Wer darf die Software verwenden?

Der Käufer erhält eine Lizenz und darf die Software dann verwenden. Sie ist speziell auf die Bedürfnisse der Schulsozialarbeit zugeschnitten

  • Von wem wird die Software vertrieben?

Von der Firma Haneke

  • Wer hat auf die Daten wie Zugriff?

Nur der Besitzer des Passwortes, wenn er direkt mit dem PC arbeitet, auf dem AÙRORA installiert ist. Aus dem Internet heraus ist kein Zugriff möglich.

  • Welche Übertragungswege gibt es?

Alle Daten verbleiben auf dem Rechner, auf dem AURORA installiert wurde. Es gibt die Möglichkeit, die eingegebenen Daten auszudrucken, für Klassenkonferenzen beispielsweise. Darüber hinaus bietet AURORA die Möglichkeit des e-mail-Versands z.B. an den Klassenlehrer.

  • Welche Daten werden wie erhoben, erfasst, gespeichert und verarbeitet?

Nur der Schulsozialarbeiter, der das Passwort kennt, kann Daten in das Programm eingeben und ansehen. Das Programm kann alle Daten verwalten, die für die Arbeit als Schulsozialarbeiter von Belang sein können. 

  • Welche Schnittstellen gibt es?

Man kann Schülerdaten (Telefonnummer, Adresse usw) aus Sibank plus, Danis (Schulverwaltungssoftware)  oder aus einer Excel-Tabelle in AURORA einlesen. Eine Rückführung/Schnittstelle zu anderen Programmen existiert nicht.

  • Wer ist auf den Einhalt der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet?

Da in der Regel die Schule die Lizenz erwirbt, gelten die gesetzlichen Bestimmungen für Datenschutz in Schulen. Daneben greifen die gesetzlichen Bestimmungen zur Verschwiegenheit für die Schulsozialarbeiter, wie bei jeder anderen Form der Dokumentation von Daten durch die Schulsozialarbeit auch.

Erfassen von Daten

Durch die übersichtlichen Verwaltungsmasken, können Sie ganz leicht die Daten eintragen. Jedes Datenfeld ist klar und deutlich beschriftet und durch Gruppierung der Eingabefelder auf verschiedenen Reitern, wird schnelles und effizientes Arbeiten ermöglicht.

Nach einer Erfassung bietet das Programm Ihnen einen strukturierten Überblick über:

Schüler und Klienten

In der Schülerverwaltung werden Schüler und Klienten gleichzeitig erfasst. Um die Klienten zu kennzeichnen wird unterhalb des Schülerfotos ein K eingeblendet.

Alle personenbezogenen Daten können Sie bequem auf dem ersten Reiter eintragen. Die Daten für die Sorgeberechtigten erfolgen auf dem zweiten. Weitere Kontakte des Klienten können Sie auf dem entsprechendem Reiter eintragen. Dazu gehören Beispielsweise Großeltern oder betreuende Ärzte für den Notfall.

Durch die klare und getrennte Eingabemöglichkeit von schulischer und familiärer Situation und Krankheiten und der Gesprächschronik, erhalten Sie einen informativen und übersichtlichen Einblick in die derzeitige Situation des Klienten.

Alle weiteren Reiter dienen zur Dokumentation, zum Beispiel von Gesprächen, Interventionen oder Vorfällen in der Schule.

Lehrer und Schulsozialarbeiter

Um die Abläufe zwischen Lehrern und Schulsozialarbeitern möglichst effektiv zu gestalten, können personenbezogene Daten für beide erfasst werden.

Durch das erfassen von E-Mail-Adressen können Lehrer über Vorgänge die ihre Schüler betreffen schnell und einfach auch dem Programm heraus informiert werden.

Desweiteren bietet sich die Möglichkeit Abwesenheiten von Schulsozialarbeitern einzutragen, die im Kalender für alle zugänglich angezeigt werden.

Schuldaten

Aurora bietet klare Abläufe, ist leicht anzuwenden und individuell an die Besonderheiten Ihrer Schulsituation anzupassen.

Sie können nicht nur die Stammdaten Ihrer Schule eingeben, sondern auch die Vorgaben für viele Bereiche festlegen oder erweitern:

  • Interventionsgründe
  • Handlungsvorschläge
  • Störungen im Unterricht und in der Pause
  • usw ...
Dokumentation

Aurora unterstützt Sie bei einer umfassenden, systematischen und strukturierten Hilfe- und Zielplanung sowie einer detaillierten Dokumentation.

In übersichtlichen Eingabemasken können Sie alle relevanten Informationen über den Schüler, seine schulische Situation und seinen familiären Hintergrund festhalten.

AURORA bietet Ihnen schnelle Auswertungsmöglichkeiten und gibt Ihnen mehr Zeit für die eigentliche pädagogische Arbeit.

Viele der Daten, die Sie erfassen, können statistisch ausgewertet werden.

Gespräche

Dank Aurora besitzen Sie eine kompetente Übersicht, aller bisher dokumentierten Klientengespräche. Diesen Gesprächen ordnen Sie Grund, Zeitraum, Zielsetzungen, Teilnehmer, Notizen und Dokumente zu und geben ihnen einen eigenen Titel.

Des weiteren können Sie hier vermerken, ob die Eltern, der Klassenlehrer oder der Schulleiter informiert wurden und ob dieses Gespräch in die Schülerakte übernommen wurde.

Gesprächsprotokolle lassen sich damit schnell und einfach erstellen. Diese können Sie ausdrucken oder per E-Mail an alle Beteiligten versenden.

Interventionen

Sie können für jeden Klienten eine beliebige Anzahl an Interventionen eingeben. Dazu gehören Informationen über den Grund der Intervention, durch wen auf das Problem aufmerksam gemacht wurde und welche weiteren Personen informiert werden sollen.

In Abhängigkeit vom Grund der Intervention werden Vorschläge gemacht wie weiter zu verfahren ist. Sollte ein Vorschlag bereits ausgeführt worden sein wird er farblich markiert. Durch einen Doppelklick auf einen entsprechenden Vorschlag wird dieser direkt als neue durchgeführte Maßnahme hinzugefügt.

"Trainingsraum"-Konzept

Störungen bzw. Fehlverhalten eines Schülers im Unterricht oder in Pausen führen meist zum Aufenthalt im sogenannten "Trainingsraum".

Diese Aufenthalte können Sie für jeden Klienten in einem gesonderten Reiter erfassen.
Um Ihnen die Eingabe der Aufenthalte für sich wiederholende Angaben wie z.B., die Art der Störung zu erleichtern, stehen Ihnen Definitionsmöglichkeiten zur Verfügung. Diese Vorgabendialoge, in denen bereits wesentliche Daten voreingetragen sind, können Sie direkt aus der Maske über einen Menüpunkt aufrufen und um eigenen Werte ergänzen.

Da Störung und Fehlverhalten bestimmte Konsequenzen haben, bietet Ihnen Aurora eine vordefinierte und erweiterbare Auswahl an Handlungesvorschlägen.

Je nach Anzahl der Besuche im Trainingsraum schlägt Ihnen Aurora durch Einfärbung den möglichen Handlungsvorschlages vor.

Durch einen einfachen Doppelklick auf den Trainigsvorschlag kann der ausgewählte "Trainigsraum"-Aufenthalt mit dem gewählten Vorschlag als "Durchgeführte Maßnahme" für den Schüler eingetragen werden.

durchgeführte Maßnahmen

Durch die einfache Übersicht der durchgeführten Maßnahmen, bei Fehlverhalten und Interventionen, sehen Sie die bereits durchgeführten Schritte und ob diese erfolgreich waren.

Dazu klicken Sie auf der linken Seite eine Intervention oder ein Fehlverhalten an und weisen dieser Auswahl in der rechten Tabelle eine Maßnahme zu. Zusätzlich können Sie deklarieren, ob diese Maßnahme erfolgreich war und gegebenenfalls dieser Dokumente, wie zum Beispiel Berichte, anhängen.

Berichte

Um schnell und einfach Entwicklungsberichte über Klienten abfassen zu können, steht Ihnen der Reiter Berichte zur Verfügung.

Hier werden tabelarisch alle Berichte angezeigt und Sie erhalten einen schnellen Überblick über den Inhalt, den Verfasser oder die Ziele und Konsequenzen. Um die Details einzusehen klicken Sie ihn einfach doppelt an. Sie können nun die Berichttexte einsehen und abändern.

Berichte lassen sich wie die Gesprächsprotokolle leicht ausdrucken oder per E-Mail versenden.

Prävention

Sie führen an Ihrer Schule im Rahmen von Präventionsmaßnahmen zu verschiedenen schulsozialen Themen, wie Kommunikation oder auch Mobbing, Präventionsprojekte durch. Hierfür ermöglicht Ihnen eine Maske die Sammlung Ihrer Projekte.

Sie finden in diesem Fenster eine einfache Möglichkeit für alle Projekte mit dem Thema, dem Ziel und dem Einsatzgebiet zu definieren.

Die drei o.g. Projektdaten müssen nur einmalig über die Vorgabefelder, welche über die drei Schaltflächen unterhalb der Tabelle erreichbar sind, definiert werden.

Anschließend stehen Ihnen diese Angaben zu jedem Ihrer Projekte für eine komfortable Eingabe in einer Auswahlliste zur Verfügung.

Da die Projekte sich für die Durchführung nur auf bestimmte Klassenstufen beziehen, können Sie festlegen ab und bis welcher Klassenstufe das Projekt vorgesehen ist.

Sie haben zu jedem Ihrer Projekte zugehörige Dokumente wie z.B. Fragebögen?

Diese können Sie direkt zum Projekt hinzufügen und jederzeit anzeigen oder ausdrucken.

Verwaltung und Archivierung
Kontakte

In Aurora können Sie übersichtlich Kontakte und Ansprechpartner einpflegen und mit den jeweiligen Klienten verknüpfen, mit denen Sie in Kontakt sind.

Im Modul externe Kontakte werden die Adressen der Kontakte global erfasst. Anschließend können diese Kontakte in der Schülerverwaltung Klienten zugeordnet werden.

Korrespondenz

Über die interne Dateiverwaltung von Aurora haben Sie die Möglichkeit Dateien in die Datenbank hochzuladen. Diese sind dort abgespeichert und damit über jeden Programmzugang abrufbar.

Die Dokumente lassen sich über die entsprechenden Eingabemöglichkeiten verschiedenen Zwecken zuweisen. Zum Beispiel auf dem Reiter Dokumente in der Schülerverwaltung den Klienten oder in der Maske Präventionsprojekte den einzelnen Projekten. Auf diese Weise haben Sie alle Notizen, Berichte und Zusatzinformationen immer im Blick.

Aktennotizen und -vermerke

Aurora bietet die wunderbare Möglichkeit zu den meisten Eingaben Notizen zu vermerken und Dokumente anzuhängen.
Ein gutes Beispiel ist der Bereich Gesprächsdokumentation. Dort können Sie jedem Gespräch Notizen und Dokumente anhängen.

Des weiteren wird jedes ausgedruckte Formular, wie zum Beispiel eine Elternbenachrichtigung, in einem Formulararchiv abgespeichert. Das bedeutet, sollte es dieses Formular nicht mehr geben oder wurde es verändert, haben Sie weiterhin die Möglichkeit dieses Originaldokument auszudrucken.

Info-Pool

Über den Info-Pool haben Sie immer schnell Zugriff auf wichtige Website die Schulsozialarbeit betreffend.

Von hier aus können Sie direkt auf die entsprechenden Online-Gesetzestexte, Webseiten von Familien- oder Suchtprojekten oder andere interessante Links zugreifen. Selbstverständlich ist diese Liste erweiterbar. Die Gruppierung hilft Ihnen dabei den gewünschen Inhalt schneller zu finden.

Zu jeder Seite können Sie eine kurze Beschreibung hinzufügen, um anderen die Suche zu erleichtern.

Terminplanung

Mit Aurora haben Sie alle Termine und zu bewältigenden Aufgaben schnell im Blick.

Kalender

Der fortschrittliche Terminkalender mit Tages-, Wochen- und Monatsansicht, ermöglicht die Definition eigener Terminstati und -gruppen., besitzt eine Erinnerungsfunktion und kann wahlweise mit dem eigenen Googlekalender abgeglichen werden.

Für eine bessere Übersicht werden der Gruppe und dem Status jeweils eine Farbe zugeordnet. Diese können Sie in der entsprechende Maske beliebig anpassen.

ToDo - Liste

Desweiteren verfügt Aurora über eine integrierte ToDo-Liste. Hier können Sie manuell neue Einträge anlegen und ein Datum eingeben, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein muss. Die ToDo-Liste erinnert Sie automatisch zwei Tage vor Ablauf der Frist an den Eintrag.

Sie können verschiedene Farben für den Status der Aufgaben definieren. Dazu gehören heutige, überfällige und zukünftige Aufgaben.

Aus verschiedenen Reitern der Schülerverwaltung, zum Beispiel Fehlverhalten, können Sie automatisch Einträge für die ToDo-Liste hinzufügen, zum Beispiel den Klassenlehrer oder die Eltern über das Fehlverhalten informieren.

Erweiterungen

Durch das Hinzufügen weiterer Module lässt sich Aurora auf weitere Einsatzgebiete ausbauen. Dazu gehören:

  • Budgeterfassung
  • Berufsorientierung
  • Nachmittagsbetreuung z.B. GTS